Kezdőlap » Ünnepek » Melyek a rendezvényszervezés folyamatai?

Melyek a rendezvényszervezés folyamatai?

Nap mint nap járunk rendezvényekre, különböző eseményekre, koncertekre. Mi, akik nem veszünk részt a szervezésében, el sem tudjuk képzelni, hogy ez mekkora feladattal és felelősséggel jár. A rendezvényszervezés egy hosszú és sokoldalú folyamat, amely már az esemény lezajlása előtt akár hónapokkal is elkezdődhet.
Egy rendezvény szervezése négy nagy részből áll:

1. Terv- és költségvetés készítése. A legelső szakaszban történik meg az eseménysorozat megtervezése. Ennek előkészülete a célok megfogalmazása, hogy miért szervezzük az adott rendezvényt, illetve milyen elemekből fog állni és kiknek fog szólni.

Ebben a szakaszban határozzuk meg az eseménysorozat várható kiadásait is, valamint elemezzük, mennyi saját tőkénk van, és mennyi támogatásra/bevételre számíthatunk.
Erre szolgál az úgynevezett „BRIEF”, ami kilenc kérdést tartalmaz, miszerint ki szervez mit, miért, kinek, hol, mikor, mivel hogyan és miből finanszírozza mindezt?

2. Szervezés: A BRIEF elkészítése után összeáll egy kép arról, mit is szeretnénk megvalósítani. Ezután következhet a rendezvény szervezése. Ebben a szakaszban választjuk ki a végleges időpontot és helyszínt, ekkor hívjuk meg az előadókat/fellépőket. A szükséges engedélyek megszerzése, szerződések kötése után készítenünk kell egy program- és időtervet, valamint egy lebonyolítási forgatókönyvet. Mindez azért szükséges, hogy minden pontosan úgy történjen, ahogyan elterveztük.

3. Lebonyolítás: Ez maga a rendezvény. Az egész eseménysorozat a már elkészített részletes forgatókönyv szerint zajlik. Hozzá tartozik a vendégek fogadása, marketing és PR tevékenységek végzése, technika biztosítása, előadások akadálymentes lebonyolítása.

4. Utómunkálatok: Ez a rész egy átlagos emberben fel sem merül, mint feladat, pedig ennek is fontos szerepe van. Ekkor kerül sor a tereprendezésre, pénzügyi elszámolásokra, utókalkuláció készítésre, és egyéb utólagos feladatokra.

Akármilyen rendezvény szervezéséről van szó – legyen ez családi vagy hivatalos –, mindenhol végig kell vinni mind a négy szakaszt. Az egyszerű ember számára nem is merül fel, hogy ez mekkora nagy munka, és sokszor – főleg egy nagyobb rendezvény, fesztivál során – mennyi háttérember segítségére van szükség véghezvitelére. A legnagyobb eseményeket akár 10-11 hónappal előtte el kell kezdeni szervezni ahhoz, hogy tökéletesre sikerüljenek.

Kapcsolódó címkék...

Kapcsolódó címkék...

About Schmidt Dorina

A győri Széchenyi István Egyetemen végeztem. Imádok utazni, írni és borzasztóan sokat olvasni! :)

Ezt mindenképpen olvasd el!

Lassan vége a nyárnak, mindjárt itt a karácsony…

Földünk nagy részén, a karácsonyt tekintjük a legnagyobb ünnepnek, ebből következően ezt az ünnepet várjuk …

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük